Spodbujanje digitalne preobrazbe: najboljše prakse, ki jih delijo strokovnjaki

To zahteva kulturni premik – ‘mehko’ plat sprememb, ki upošteva preoblikovanje odnosa, vrednot in vedenja v celotnem podjetju. Brez podpore s kulturnega vidika bodo tudi najnaprednejše tehnološko pripravljene rešitve z vrhunskimi tehničnimi strokovnjaki verjetno obsojene na neuspeh.

Vendar je to lažje reči kot storiti. Resnica je, da je v velikih sistemih za podjetje veliko težje zapustiti kulturno dediščino namesto tehnološke.

“Opažamo, da je kulturni vidik digitalne preobrazbe v podjetjih pogosto zelo zanemarjen, pogosto zato, ker najvišje vodstvo pričakuje, da se bodo vsi takoj vključili v uvajanje novih tehnologij,” pravi Aleksandar Nedeljković, svetovalec za strateško uporabo oblaka in podatkovnih analiz v podjetju Mainstream, vodilnem ponudniku storitev v oblaku v jugovzhodni Evropi.

“Ena od napak podjetij je, da se osredotočajo na določene tehnologije za izboljšanje splošnega poslovanja, namesto da bi oblikovali celostno strategijo z namenom povsem preoblikovati svoje poslovanje v vseh sistemih in procesih. Z vsako stranko se pogovorimo o tem, še preden naredi prvi korak na svoji poti digitalne preobrazbe.”

Ko se ljudje ne morejo upreti odporu do sprememb

Dve najpomembnejši sestavini za uspeh digitalne preobrazbe sta močno vodstvo in učinkovito upravljanje sprememb. Skupaj zagotavljata, da imajo vsi zaposleni navdih ter da so motivirani in usklajeni z načrtom digitalne preobrazbe podjetja. Kultura, ki spodbuja odprtost, inovativnost in sodelovanje, je veliko bolj naklonjena digitalnemu uspehu kot kultura, za katero so značilni togost, informacijski silosi in odpor do sprememb.

“Odpor do sprememb je pomembna ovira za digitalno preobrazbo podjetij in tradicionalnih družb, zgodnje prepoznavanje znakov odpora pa lahko pripomore k učinkovitemu – vendar ne hitremu – reševanju,” pravi Petra Wagner, strokovnjakinja za digitalno preobrazbo, in dodaja, da moramo biti pozorni na apatično vedenje, pomanjkanje sodelovanja in povečanje števila pritožb. To so težave, ki jih je mogoče prepoznati s temeljito zastavljeno strategijo notranjega komuniciranja. “Zaposleni pogosto kažejo pomanjkanje zanimanja ali navdušenja za nove pobude ali tehnologije. To lahko opazite na sestankih in srečanjih ‘na štiri oči’.”

Podjetja lahko to rešijo z motiviranjem zaposlenih, naj si na novo zamislijo delovne metode, na katere so se dolgo zanašali, in jim pokažejo, da lahko tehnologija pospeši njihovo poklicno pot in je ne ogrozi. Za navdihovanje kulturnih sprememb je potreben pristop, pri katerem vodje dajejo zgled in spodbujajo pregledno sporočanje ciljev in strategij, inovacije, izobraževanje in razvoj vseh članov ekipe.

“Vsa komunikacija naj bo jasna in brez žargona, da bodo zaposleni razumeli predlagane spremembe in njihove posledice,” pojasnjuje gospa Wagner in poudarja pomen krepitve moči ljudi z vključevanjem. “Zaposlene aktivno vključite v procese odločanja in jim omogočite, da vplivajo na rezultate in rešitve. Poskrbite tudi za izvajanje rednih in strukturiranih mehanizmov povratnih informacij, da boste slišali in obravnavali pomisleke zaposlenih in njihove predloge.”

Učinkovita komunikacija je temelj za velike spremembe

Naši strokovnjaki se strinjajo, da je aktivno vključevanje zaposlenih v spremembo kulture bistvenega pomena, če želite postati prvak digitalne preobrazbe.

“Ko začnemo z velikim projektom preobrazbe, se najprej pogovorimo o zmožnostih organizacije za upravljanje sprememb in običajno je prvi korak uvedba dejavnosti pisarne za upravljanje sprememb kot sestavnega dela pisarne za upravljanje projektov. Vedno priporočamo strukturiranje podjetij do mere, ki jo dopušča zrelost organizacije in kultura podjetja, saj se vidiki upravljanja sprememb ne smejo izvajati kot nekaj, kar je lepo imeti, ampak nasprotno, v skladu z najboljšimi praksami (kot je npr. Prosci), ki lahko zagotovijo večjo uspešnost pri njegovem izvajanju.

”Ko so struktura organizacije in ključni procesi vzpostavljeni, začnemo z opredelitvijo jasne digitalne vizije in njenim posredovanjem v celotni organizaciji. Zaposlene vključite v proces, pridobite njihovo sodelovanje in jim omogočite, da postanejo nosilci sprememb. V tej fazi je za uspeh projekta bistvena zelo močna podpora najvišjega vodstva podjetja. Če močna in neposredna podpora vodstva ni zagotovljena, nima smisla začenjati projekta – saj je neuspeh skoraj neizogiben,” svetuje Nedeljković, medtem ko Wagnerjeva poudarja, da lahko redne posodobitve in odprte komunikacijske poti pomagajo ublažiti negotovost in napačne informacije, ki pogosto vodijo v konflikte. Če do konfliktov vseeno pride, se vsekakor lotite njihovega reševanja.

“Menim, da je proaktivno reševanje konfliktov ključnega pomena za uspeh. Poskrbite za izvajanje mehanizmov za zgodnje prepoznavanje in reševanje konfliktov. To lahko vključuje redna srečanja za pridobivanje povratnih informacij, anonimne ankete ali vzpostavitev posebnega kanala za pritožbe, povezane s preoblikovanjem. Konflikti, ki jih marsikdo sicer dojema kot negativne, so sestavni del preobrazbe in imajo lahko pozitivne rezultate, če jih učinkovito upravljamo. Obvladovanje reševanja konfliktov je ključna spretnost, ki omogoča uspešno preoblikovanje z izkoriščanjem različnih pogledov in energije v organizaciji,” pojasnjuje Wagnerjeva.

Moč potrpežljivega prizadevanja

Digitalni uspeh je odvisen od premagovanja človeških ovir pri uvajanju sprememb, zato mora biti kulturna preobrazba ključni del strateškega digitalnega okvira. Obstaja vrsta taktik in najboljših praks, ki jih je treba izvajati, da bi približali digitalno preobrazbo in ustvarili okolje, v katerem so nove vloge sprejete in uporabljene kot prednost. Ne glede na to, ali spodbujate digitalne prvake ali motivirate zaposlene s spodbudami, za vodenje podjetja skozi proces potrebujete strukturo, čas, doslednost in vztrajnost.